Pour comprendre la portée et les limites des fiches métiers, il est important de fournir quelques définitions et de préciser le sens donné dans ce référentiel :

Poste de travail : unité la plus précise, correspondant à une situation de travail réelle, concrète, à un moment donné et à un endroit donné. Un poste donné a ses particularités liées à l'entreprise elle-même (son organisation, sa culture, ses enjeux et ses contraintes.), à la localisation géographique, l'histoire . Au delà des dénominations elles-mêmes qui varient souvent, le contenu d'un poste donné d'une entreprise à l'autre n'est donc pas complètement identique. Il est rare qu'un poste soit équivalent à un seul métier, mais souvent à deux, voire plus, métiers différents.

Métier : terme générique, correspondant à un regroupement d'activités professionnelles, décrivant ce qui est commun (en général de 60 à 80%) à un ensemble de postes dont les activités principales sont de même nature et les compétences et savoir-faire mis en ouvre relativement homogènes, en s'affranchissant de la diversité des structures et des situations de travail. C'est une notion assez générale.

Fonction : groupe d'activités poursuivant une même finalité (ex : fonction commerciale, fonction managériale.)

Activité : ensemble de tâches élémentaires concourant à un résultat homogène et observable

Compétences : ensemble de ressources propres à la personne (savoirs et de capacités - savoir-faire techniques ou relationnels, savoir-être-) mises en ouvre dans une situation professionnelle donnée pour exercer le métier

Famille de métiers : regroupement des différentes situations de travail d'une structure qui participent à la même finalité. Elle détermine une zone naturelle de mobilité et d'évolution de carrière.